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Software kaufen oder mieten?
4 Gründe, warum sich eine Kauflizenz lohnt

Planungssoftware zur Erstellung von Modellen oder zum Kostenmanagement gehört für Architekten und Ingenieure heutzutage zu den wichtigsten Arbeitsmitteln. Im Zuge der Digitalisierung wird die Bedeutung dieser Programme weiter steigen. Viele Büros stehen jedoch vor der Frage, ob sie die Lizenz für eine Software kaufen oder mieten sollen. In diesem Beitrag erläutern wir anhand von vier Kriterien die beiden Varianten mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen.

Kaufen oder Mieten - was lohnt sich mehr?

Kauflizenz vs. Mietlizenz – was steckt dahinter?
Die Kauflizenz ist auch unter dem englischen Begriff „Perpetual Licence“ bekannt. Durch die Zahlung einer einmaligen Lizenzgebühr erhält der Käufer in der Regel ein zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht an der Software. Seit einigen Jahren steigen viele große IT-Firmen und Software-Anbieter der AEC-Branche auf ein anderes Modell um, die sogenannte „Subscription Licence“. Der Kunde zahlt eine Mietgebühr für einen bestimmten Nutzungszeitraum zwischen einem Monat und mehreren Jahren. Es handelt sich um eine Art Abonnement. Das Eigentumsrecht verbleibt beim Anbieter.

Kriterium 1: Kosten
Eine Abolizenz kann insbesondere für kleinere Planungsbüros zunächst interessant sein, da sie Zugang zu hochwertiger und moderner Software erhalten. Die Einstiegskosten liegen niedriger als bei der Kauflizenz. Auf lange Sicht gesehen, erhöhen sich jedoch die Gesamtkosten für das Unternehmen. Meist schon nach drei bis fünf Jahren überragen sie die Ausgaben für die Einmallizenz. Dabei ist Software zur Modellierung von Gebäuden und Anlagen in der Baubranche das wichtigste Werkzeug für die tägliche Arbeit. Die Nutzung eines Programms für lediglich einen Monat oder ein Jahr kommt äußerst selten vor.

Kriterium 2: Nutzungsdauer
Wie bereits erläutert, erlaubt eine Mietlizenz den Einsatz einer Software für die Dauer des Abonnements. Mit der Anmietung zusätzlicher Lizenzen können Architektur- und Ingenieurbüros zwar Auftragsspitzen abfedern, aber sobald der Vertrag ausläuft, lässt sich das Programm nicht mehr verwenden. Dabei erstrecken sich Bauprojekte meist über sehr lange Zeiträume. Und auch, nachdem das Gebäude fertiggestellt ist, sollten die Daten beispielsweise für das Facility Management verfügbar bleiben. Bei einer Kauflizenz ist dieses Kriterium vollkommen gegeben, denn hier gilt das dauerhafte oder zeitlich unbefristete Nutzungsrecht.

Kriterium 3: Unabhängigkeit
Die Lizenzgebühr für einen Softwarekauf ist wesentlich transparenter als bei einem Abonnement. Der Anbieter der Mietlizenz kann zu jedem Zeitpunkt seine Preispolitik ändern. Das Planungsbüro unterliegt damit einer größeren Abhängigkeit und besitzt eine geringere Kostenkontrolle. Wenn es dagegen eine Software kauft, kann die Unternehmensleitung selbst entscheiden, wann Wartungsaufgaben oder ein Umstieg auf die neueste Version erfolgen sollen.

Kriterium 4: Wartung und Support
Bei der Kauflizenz hat der Kunde die Möglichkeit, einen Wartungsvertrag hinzu zu buchen. Damit erhält er Unterstützung bei Problemen sowie aktuelle Updates. In einer Mietlizenz ist der Support häufig inbegriffen, die Software wird regelmäßig aktualisiert. Damit bleiben Architektur- und Ingenieurbüros zwar stets auf dem neuesten Stand der Technik, aber für die Mitarbeiter sind immer wieder Schulungen notwendig, um die neuen Funktionalitäten zu verstehen und zu nutzen. Das kann den Zeit- und Kostenaufwand gegenüber dem Softwarekauf deutlich erhöhen.

Zahlreiche Vorteile sprechen für eine Kauflizenz
Wer sich dafür entscheidet, die Lizenz für seine Planungssoftware zu kaufen statt zu mieten, bewahrt sich viel Unabhängigkeit gegenüber dem Anbieter. Er kann selbst entscheiden, wie er die Software verwaltet, wann Updates erfolgen und wer Zugriff auf die personen- und projektbezogenen Daten erhält. Insbesondere Architekten und Ingenieure, die mit großen Datenmengen über lange Zeiträume arbeiten, haben damit mehr Kontrolle über Kosten und ihre Arbeitsweise als bei einer gemieteten Software.